Flödet för ersättningskrav till och betalning från Försäkringskassan är enligt följande:
1. Kliniken har ett klinik-ID som de använder för att skicka krav till Försäkringskassan. Rent ekonomiskt motsvarar varje krav en faktura / fordran.
2. Efterföljande tisdag skickar Försäkringskassan en betalspecifikation digitalt till kliniken. Denna specifikation täcker föregående tisdag till måndag.
3. Beloppet i betalspecifikationen landar på klinikens bankkonto på torsdag samma vecka.
Varje klinik (egentligen varje organisation-klinik-kombination) har som en "inkorg" hos Försäkringskassan, dit betalspecifikationen skickas. När betalspecifikationen blir "läst" i "inkorgen" så går det inte längre att hämta betalspecifikationen. Den kan hämtas endast en gång.
Detta kan orsaka problem om samma klinik-ID har använts i två olika journalsystem. Det händer, särskilt precis vid veckan som kliniken byter journalsystem, att betalspecifikationen innehåller krav som skickats från två olika journalsystem. I Muntra bokförs inte betalningen i så fall, utan endast betalningar som har skickats från Muntra bokförs. Då uppstår en avvikelse i bokföringen.
För att lösa en sån situation går det att skicka betalspecifikationen ytterligare en gång i Försäkringskassans tandvårdsportal. När den skickats så kan betalspecifikationen hämtas på nytt från det journalsystem som saknar den. I Muntra kan man t.ex. navigera till "Ekonomi" > "Betalningar" > "Betalning, FK" och klicka på de tre prickarna högst upp till höger > "Hämta från FK".
Hur länge Muntra kollar om ett krav har betalts beror på kravets ålder:
- Om kravet är äldre än en månad skickas en gång per vecka.
- Om äldre än ett halvår skickas en gång per månad.
- Efter ett år slutar Muntra kolla om kravet har betalts.
